Ich bin ja gerade dabei mein Workshopangebot breiter zu vermarkten und habe dabei sowohl auf Seite der Bildungsanbietenden als auch auf Seite der Seminarteilnehmenden eine Beobachtung gemacht: Alle fragen nach Recherche und nach dem Antrag. Kaum jemanden interessiert es, was danach kommt.
Aber die Bewilligung ist in meinen Augen gar nicht das eigentliche Ziel, sondern die erfolgreiche Durchführung eines Projekts ist es.
Nach der Bewilligung folgen noch viele weitere Schritte. Als Projektträger*innen habt ihr Pflichten, die erfüllt werden müssen, damit euer Projekt auch wirklich als erfolgreich gilt. Wer das erst nach dem Projekt bemerkt, zahlt nicht nur mit Zeit und viel Nerven, sondern im schlimmsten Fall mit barem Geld.
Alle sprechen nur über Anträge
Das vorhandene Angebot dreht sich hauptsächlich um Recherche, Konzeption, Antragsschreiben … Nachweise kommen hier kaum bis gar nicht vor.
Und das macht auf den ersten Blick total Sinn, denn das emotionale Ziel ist ja: Bewilligung. Yay, wir haben Geld generiert!
Sich jetzt schon mit eventuell kommenden Pflichten und Nachweisen auseinanderzusetzen ist maximal unsexy. Versteh ich schon.
Was kommt nach der Bewilligung auf Förderempfänger*innen zu?
Sich mit Anfang 30 mit Altersvorsorge zu beschäftigen, ist auch unsexy. Trotzdem machen wir es. (Das hoffe ich zumindest!)
Und so ähnlich ist es eben auch mit der Abwicklung von Förderungen, denn was nach der Bewilligung kommt ist nicht nur, die Projektdurchführung – also the fun part. Es ist auch
Bescheide und Nebenbestimmungen prüfen
Mittelabrufe planen
Ausgaben im Blick behalten
Belege sammeln, ordnen, ablegen
Zahlungen und Vergaben dokumentieren
Verträge schließen und dokumentieren
Änderungsmitteilungen rechtzeitig tätigen
Generell Fristen im Blick behalten
Auflagen bzgl. Logos und Veröffentlichungen korrekt umsetzen
Ggf. Zwischennachweise erstellen
Endverwendungsnachweise erstellen
Sachbericht schreiben
Belege aufbewahren und für Rückfragen zur Verfügung stehen
…
Warum das Danach zum Problem werden kann
Vor der Bewilligung ist oft „Kriegen wir schon irgendwie hin“ das Mantra, weil niemand sich so wirklich damit auseinandersetzen will, was da alles noch kommt. Doch das ist kein Plan. Das ist burocratic overload mit Ansage.
Am Ende eines Projekts, wo niemand mehr Zeit oder Energie hat, kommt dann noch das Monster Nachweiserstellung um die Ecke. Und plötzlich sind alle überrascht, wie viel Aufwand das ist.
Durch das Verdrängen am Anfang taucht der Abrechnungsaufwand auch in der Kalkulation häufig gar nicht auf. Genauso wie die Person, die dafür zuständig ist. Wer macht das nochmal?
Was heißt das für die Antragsplanung?
Und damit sind wir eigentlich wieder bei den Fragen nach der Antragsplanung und -stellung. Ja, Full-Circle-Moment an der Stelle.
Denn all das muss schon beim ersten Antrag mitgedacht und eingeplant werden
Deswegen hier die Checkliste für euch:
Wer im Team übernimmt die Abwicklung? Macht es Sinn, hier extern Unterstützung zu holen?
Haben wir Buchhaltungssoftware, die uns den Vorgang erleichtert?
Welche Maßstäbe setzt das ausgewählte Förderprogramm? Wie aufwendig ist die Abwicklung hier?
Können wir realistisch einschätzen, wie viel Zeit das beansprucht? Können wir das leisten?
Wird der Aufwand im Budget abgebildet?
Bewilligung ist der Anfang
… aber auch, was nach der Bewilligung kommt, sollte von Anfang an mitgedacht werden. Wer früh hinschaut, entscheidet besser.
Und btw habe ich genau zu diesem Thema (stressfreie Projektabwicklung) einen eigenen Workshop im Angebot.