Wer ist dafür eigentlich zuständig?
Bei einem meiner früheren Arbeitgeber gab es in regelmäßigen Abständen folgende Situation: Wir sitzen im wöchentlichen Teammeeting und irgendjemand erzählt von der Mail, die er oder sie bekommen hat. Im besten Fall war es eine Erinnerung von einem Fördergeber, dass der Verwendungsnachweis in wenigen Wochen (oder Tagen) fällig ist. Im schlimmeren Fall war es eine Mahnung, dass die Frist für den Nachweis bereits seit Tagen (oder Wochen) abgelaufen war. Ups.
„Das müssen wir jetzt schleunigst machen.“, sagt jemand und alle schauen sehr konzentriert auf den Boden, weil das eine extrem unbeliebte Aufgabe ist, die niemandem eindeutig zugewiesen wurde. Wer ist denn in dem Kontext eigentlich dieses Wir?
Beim selben Arbeitgeber fielen auch regelmäßig Sätze wie „Ich dachte, du kümmerst dich darum?!“
Und ich glaube, das illustriert schon ziemlich gut, das Problem, das viele kleine Teams haben. Sei es jetzt im Rahmen eines Ensembles, im soziokulturellen Verein, in Veranstalter*innenbüros …
Der Mangel an Prozessen ist fast immer ein Ergebnis von Strukturen, die eben schneller gewachsen sind, als jemand „Zuständigkeit“ sagen konnte.
Fehlende Prozesse kosten Zeit und Nerven
Alle, die bei der obigen Beschreibung mit dem Kopf genickt haben, werden jetzt wahrscheinlich auch wissen, worauf ich in diesem Text hinaus will: Fehlende Prozesse verlangsamen eure Arbeit, sie sorgen dafür, dass Dinge doppelt erledigt werden und vor allem kosten sie Zeit und Nerven. Beides Ressourcen, die wir in der Freien Szene eigentlich nicht zu verschenken haben.
Und ganz konkret leidet dann natürlich die eigentliche inhaltliche/künstlerische Arbeit. Denn wer um Mitternacht noch schnell die Nachweise vorbereiten muss, der kann am nächsten Morgen auf der Bühne nicht unbedingt seine Bestleistung abrufen.
Und damit ihr ab sofort nicht mehr mit ein und derselben Excelliste dasteht, die von drei Personen auf fünf verschiedene Arten befüllt wird (und dann wundert ihr euch am Ende, warum die Zahlen nicht stimmen), will ich euch heute meine erprobten Praxistipps mitgeben.
Wie Prozesse bei der Förderabwicklung wirken
Aber zuerst: Aus unternehmerischer Sicht, sind Prozesse natürlich für alle regelmäßig anfallenden Aufgaben sinnvoll. Insbesondere im Rahmen von Förderung – auf die wir alle immer wieder angewiesen sind – machen sie natürlich gleich doppelt Sinn.
Akquise von Fördergeldern
Ich sage nur Förderstrategie. Da ich dazu aber schon echt viel gesagt hab, verweise ich an dieser Stelle mal nur auf die bereits bestehenden Beiträge zu dem Thema.
Förderabwicklung
Nein, die Arbeit ist nicht mit dem positiven Bewilligungsbescheid erledigt. Eher geht es hier erst richtig los. Denn jetzt folgt eine Vielzahl von Abwicklungsstationen:
Aktualisierung des KFP und Vertragsschluss mit den Fördergebern
Mittelabruf(e): Wann und wie oft sind die möglich und nötig?
Laufende Belegführung und Dokumentation: Niemand will am letzten Tag der Nachweisfrist diesen einen Beleg über 2,50 € von vor acht Monaten suchen müssen.
Fristmanagement: Mittelverausgabung, Zwischen- und Endverwendungsnachweise
Und wer im Team ist generell die Ansprechperson für Rückfragen beim oder seitens des Fördergebers?
Das alles ist mehr als ein lästiges Verwaltungsanhängsel, sondern es ist ein essentieller Teil der Förderarbeit. Und noch dazu einer, der sich sehr gut standardisieren lässt.
Ihr müsst das Rad nicht bei jeder Projektförderung komplett neu erfinden.
Haben wir überhaupt Kapazität, um Prozesse aufzubauen?
Das klingt jetzt erstmal nach viel und ich höre schon, wie die eine oder andere Person innerlich stöhnt: Wann sollen wir das denn auch noch machen? (Inklusive meines damaligen Chefs aus der Einstiegsstory.)
Aber ihr stellt die falsche Frage. Die richtige Frage ist eher: Wie lange habt ihr noch die Kapazität keine Prozesse zu haben?
Und es braucht auch gar keine große Changemanagement-Beratung. Es braucht keine teuren neuen Tools und keine Digitalisierungsoffensive. Im Grunde braucht ihr nur einen Nachmittag, an dem ihr euch hinsetzt und einmal alles durchplant.
Jep, that’s it.
Praxistipps für eure Förderprozesse
Und damit kommen wir jetzt – endlich! – zu den versprochenen Praxistipps.
(Wir sprechen hier jetzt ab dem Moment der Bewilligung von Fördermitteln, die Antragsphase ist hier schon abgeschlossen.)
Folgende drei Dinge, tue ich als erstes, bevor das Projekt startet:
1. Kosten-Finanzierungsplan aktualisieren:
Jetzt wo wir genau wissen, welche Mittel final bewilligt wurden, können (und müssen!) wir den Finanzierungsplan nochmal anpassen. Können wir uns alles geplante leisten? Wo muss evtl. gekürzt werden? Hat sich in der Zwischenzeit etwas in der Planung geändert, dass Auswirkungen auf die Kosten hat?
2. Gemeinsame Dokumentenablage:
Bei mir ist das meistens ein Google Drive, dass kann aber auch jede andere Art von Cloud sein. Wichtig ist nur, dass alle jederzeit Zugriff haben und auch allen klar ist, dass nur hier gearbeitet wird.
3. Bei größeren Summen: Planung der Mittelabrufe:
Wann wird wie viel Geld benötigt? Gerade bei strikten Verausgabungsfristen von z.B. sechs Wochen, muss das gut geplant werden, da sonst Zinsen anfallen, die echt teuer werden können.
Der eigentliche Knackpunkt, über den viele stolpern, ist aber die Organisation von Belegen und damit die Vorbereitung der Nachweise. Deswegen bekommt ihr hier (in abgespeckter Form) meine kurze zweistufige Anleitung, wie ich das handhabe.
Zwei simple Schritte zur easypeasy Belegorganisation
Ihr braucht vor allem zwei Dinge. 1. Eine Excel-Vorlage, die mit SUMMEWENN und SVERWEIS arbeitet und 2. eine stringente Ablage-Logik. (Wer bei den Formeln jetzt schon innerlich zusammenzuckt, I promise, es ist gar nicht so kompliziert und das Internet bietet tausende Tutorials dazu an. Und vielleicht gibt’s von mir dazu ja auch mal was demnächst?)
Schritt 1
Mein aktueller KFP und meine Belegliste teilen sich eine Datei.
Tabellenblatt 1: KFP Soll + eine Ist-Spalte. Tabellenblatt 2: Belegliste
Sobald ein Beleg reinkommt und bezahlt wurde, wandern die wichtigsten Daten in die Belegliste: Zahldatum, Summe, Begünstige*r, Grund der Zahlung etc.
Und jetzt der Clou: Die Ist-Spalte in der KFP-Tabelle zieht sich die Summen ganz automatisiert aus dieser Belegliste. So weiß ich also direkt auf einen Blick, ob wir im Plan sind oder nicht.
(Wer hier richtig fancy werden will, kann auch noch mit bedingten Formatierungen rumspielen, aber für die Basics reicht das oben beschrieben Vorgehen voll aus!)
Schritt 2
Der Beleg bekommt eine interne Belegnummer (die ihr auch ganz easy durch eine fortlaufende Nummer in Excel vergeben könnt) als Dateiname. Und wird dann in einem Ordner, der z.B. „Belege“ heißt, abgespeichert. That’s it. That’s the magic.
Du suchst drei Monate später einen bestimmten Beleg? Such- und Filterfunktion in Excel > interne Belegnummer > sofort einer Datei zuordenbar.
Boom.
Prozesse in der Förderabwicklung retten keine Leben …
… aber euch vielleicht irgendwann mal den Ar***, wenn ihr mal wieder einen Nachweis erstellen müsst.
Ich bin mir sicher, ihr kriegt das alle selbst hin. Aber solltet ihr doch an der einen oder anderen Stelle Unterstützung brauchen, bin ich in meinen Beratungsgesprächen gerne für euch da.
Oder ihr tragt euch in meinen Newsletter ein, da erfahrt ihr als Erste, wenn ich meine Vorlagen mit euch teile. Wenn euch das also interessiert, ist das euer Call!